Sabemos que não é fácil controlar os gastos durante uma viagem sem planejamento. Imagina, então, conseguir economizar em viagens corporativas? Parece impossível, mas não é, e nós vamos te provar isso hoje mesmo!
Quando se trata de economia, um dos maiores desafios para as empresas é administrar o orçamento e fazer com que ele gere resultados. Para isso, é necessário administrar corretamente as despesas previstas e imprevistas que podem ocorrer durante uma viagem de negócios, como por exemplo: adiamento de passagens, gastos extras, diárias a mais, transporte, refeições e etc.
A partir do momento que tudo isso é colocado na ponta do lápis, vem a segunda etapa, que nada mais é do que uma pesquisa detalhada para garantir total controle financeiro. Se não sabe como funciona na prática, fique tranquilo! Pois selecionamos 5 estratégias para que tudo dê certo e você consiga economizar nas suas viagens corporativas, olha só:
#1 Trace um bom planejamento
Tudo começa por ele, porque sem ele, nada funciona. Então, tenha uma equipe estruturada e pronta para lidar com todos os assuntos que envolvem uma viagem corporativa.
Tenha em mente que é preciso garantir não só os itens essenciais da viagem, como já destacamos, mas também a segurança e o bem-estar do colaborador. Portanto, consulte o valor ideal para cada uma das demandas durante o processo, além de quanto cada uma deve custar.
Essa primeira etapa requer um pente-fino na pesquisa, a qual deve ser feita com antecedência, viu? Então, não deixe nada para depois!
#2 Defina um teto de gastos para economizar em viagens corporativas
Esse tópico vem em conjunto com o anterior, pois ele é a peça-chave no planejamento. Afinal, você só conseguirá definir um teto de gastos se estiver por dentro dos valores médios de cada uma das demandas, certo?
Vale lembrar que, para chegar no “valor ideal”, é preciso levar em consideração a localização do evento, palestra ou reunião da viagem corporativa. Isso porque, os valores se alteram de estado para estado e cidade para cidade. Isso inclui transporte, hospedagem, alimentação e outros itens.
Além disso, aqui entram também os gastos com os imprevistos. Ninguém está isento a eles, portanto, é fundamental estar ciente que algo inesperado possa ocorrer, assim estará pronto para lidar com a situação.
#3 Tenha uma boa política de viagens
A política de viagens de uma empresa é o documento-base que deixa claro tudo o que pode ou não ser feito durante uma viagem a trabalho. Portanto, é essencial.
Nela são estipuladas as regras que o colaborador deve seguir e respeitar ao longo da viagem, como por exemplo, o que é reembolsável e o que não é, o orçamento disponível com cada demanda e outros itens.
Portanto, para não ocorrer nenhum erro de comunicação, a empresa deve criar uma política de viagens clara e objetiva, sem deixar nada “subentendido”.
#4 Para economizar em viagens corporativas, não deixe de calcular o ROI
O ROI é o retorno sobre investimento, que vem do inglês “return on investment”. Ele é uma métrica utilizada para saber quanto a empresa ganhou de fato com os investimentos destinados à viagem.
O cálculo é simples: são somadas as receitas, reduzindo os custos, e o resultado é dividido pelos custos e investimentos.
Essa métrica é indispensável, já que é por meio dela que você, como gestor, saberá se o retorno recebido supera os gastos, ou se o investimento foi muito maior que o resultado obtido.
#5 Conte com a expertise de quem entende do assunto!
Se quer economizar em viagens corporativas e não correr o risco de sair no prejuízo, a dica de ouro é: conte com uma equipe qualificada para planejar do início ao fim.
Nós, da Engetur, temos um time de agentes especializados em viagens a trabalho, que vão te auxiliar em todo esse processo e garantir o melhor custo-benefício para a sua empresa.Cuidamos de tudo para você! Fale conosco e saiba como podemos te ajudar.
