Viajar a trabalho é uma parte essencial da rotina de muitos profissionais, mas nem sempre as coisas acontecem como planejado. Um dos desafios enfrentados pelas empresas e viajantes é o temido “no-show”.
Neste blog, vamos explicar o que é o no-show em viagens corporativas e fornecer algumas dicas valiosas sobre como lidar com a cobrança dessa situação. Vamos lá?
O que é o no-show em viagens corporativas?
No contexto das viagens corporativas, o termo “no-show” é usado para descrever a situação em que um viajante com reserva confirmada em um hotel, voo ou outro meio de transporte não aparece, ou não utiliza o serviço reservado, sem cancelar com antecedência. Essa falta de comparecimento pode ocorrer por diversos motivos, como atrasos, cancelamentos de última hora ou mudanças nos planos de viagem.
O no-show pode se tornar um problema tanto para os viajantes quanto para as empresas. Para os viajantes, pode resultar em despesas adicionais, como multas ou cobranças pelo serviço não utilizado. Para as empresas, pode representar um desperdício de recursos e uma complicação na gestão financeira das viagens corporativas.
Como evitar o no-show?
Antes de mais nada, prevenir o no-show é fundamental para garantir viagens corporativas eficientes e reduzir custos desnecessários. Finalmente, aqui estão algumas estratégias para evitar essa situação indesejada:
Política de cancelamento clara
Primeiramente, estabeleça uma política bem comunicada aos colaboradores antes das viagens. Informe sobre as penalidades por no-show e o prazo para cancelamento sem custos adicionais.
Confirmação de reserva
Solicite que os viajantes confirmem as reservas com antecedência. Todavia, isso pode ser feito por meio de um sistema de gerenciamento de viagens corporativas ou um simples lembrete por e-mail.
Flexibilidade nas reservas
Opte por reservas que permitam cancelamentos ou modificações com pouca, ou nenhuma taxa. Essa flexibilidade pode ser um salva-vidas em situações imprevistas.
Acompanhamento pró-ativo
Monitore as reservas e entre em contato com os viajantes antes da data de chegada para confirmar a viagem e garantir que tudo esteja conforme planejado.
Lidando com a cobrança do no-show
Apesar dos esforços para evitar o no-show, às vezes, ele ainda pode acontecer. Nesses casos, é importante saber como lidar com a situação para minimizar os impactos financeiros. Aqui estão algumas sugestões:
Negocie com o fornecedor
Entre em contato com o fornecedor do serviço (hotel, companhia aérea, etc.) e explique a situação. Nesse sentido, algumas empresas estão dispostas a renegociar ou reembolsar parte das despesas em casos excepcionais.
Registre o motivo do no-show
Primeiramente, solicite que o viajante forneça uma justificativa por escrito para o no-show. Isso pode ser útil para a prestação de contas interna e para futuras negociações com fornecedores.
Seguro-viagem
Do mesmo modo, não deixe de verificar se a empresa possui um seguro-viagem que cubra despesas relacionadas a no-shows e eventos imprevistos.
Aperfeiçoe a política de viagens
Use a experiência com no-shows para melhorar a política de viagens corporativas. Identifique áreas de melhoria e atualize as diretrizes conforme necessário.
Vamos organizar suas próximas viagens?
O no-show pode ser um desafio para as viagens corporativas, mas com uma política bem estruturada, comunicação eficiente e acompanhamento pró-ativo, é possível minimizar os impactos e garantir viagens mais bem-sucedidas. Quer saber mais? Fale conosco!
